Návod na nastavení šablon e-mailových zpráv

Ve WebMeetingu jsme si pro vás připravili novou funkčnost, pojďme se na ni podívat.

Můžete využít jak přednastavené šablony, tak si vytvořit vlastní. Je možné nastavovat různé šablony zpráv a zprávy pro každé setkání, které zůstanou uloženy a vy tak s nimi můžete pracovat opakovaně.

Jaké šablony si nyní můžete vytvořit:

• Potvrzení přihlášení – lze posílat a nastavovat šablonu pro návštěvníka, který se sám zapsal online nebo k záznamu.
• Automatizované pozvánky – můžete posílat pozvánky a přístupy několik hodin či dní před začátkem setkání zcela automatizovaně a podle vašeho osobního nastavení.
• Potvrzení těsně před schůzkou – lze posílat automatické e-mailové potvrzení přístupů 30 minut před začátkem setkání. Návštěvník má odkaz na schůzku v e-mailu těsně před jejím začátkem a nemusí ho nikde hledat.
• 2 tipy follow-up – v průběhu setkání či po setkání je možné posílat 2 tipy follow-up:
  • 1)Účastníkům, kteří byli přihlášení, i těm, co se neúčastnili setkání.
  • 2)Informaci o tom, že je vygenerován záznam ze setkání zcela automatizovaně.
• Jednorázové zprávy – i nadále je možné posílat jednorázové zprávy všem, kteří jsou přihlášeni na online setkání nebo jen k záznamu.

Jak postupovat:

V hlavním menu v Administraci WebMeetingu přibyla možnost Šablony zpráv. Zde je možné využít šablonových zpráv, pokud nechcete vytvářet žádné vlastní, nebo jakkoliv individualizované.

Zvolíte Vytvořit novou šablonu, můžete nastavit Předmět zprávy odesílatele a e-mail pro odpovědi. Předvyplní se vám systémová šablona, kterou můžete kdykoliv upravit a uložit.

Dále můžete nastavit, kdy se vámi připravená šablona před setkáním odešle daným účastníkům.

U každé zprávy můžete využít různých zástupných znaků například pro adresu odkazu na setkání, názvu meetingu, času startu setkání, jméno účastníka, podpis případně další možnosti.

Setkání jako takové je možné též individualizovat a nastavit podle vlastních požadavků. V části Pozvánky a další e-maily vždy v detailu setkání je seznam všech zpráv a jejich přednastavených šablon.

V Připomenutí přístupů je vidět, kdy a kolik zpráv bylo odesláno. Je možné ho smazat případně upravit.

Je možné nastavovat pozvánky před konáním akce automatizovaně. Ty odejdou automaticky v nastavený čas před setkáním. Dále follow-up, který přijde v průběhu nebo po setkání.

Follow-up je možné nastavit tak, že přijde všem přihlášeným nebo pouze těm, kteří se účastnili setkání online nebo naopak těm, kteří online nebyli.

Informace o vygenerovaném záznamu můžete také nastavit automatizovaně.

U jednorázových zpráv je možné je posílat všem případně pokud se někdo přihlásil ještě v průběhu posílání předchozí zprávy je možné doposlat všem zprávy později, než se první zpráva odeslala.

V detailu každé zprávy je vidět, komu byla odeslána a kdy.

Doufáme, že tahle funkčnost přispěje k vašemu většímu komfortu při využívání WebMeetingu a řešení kompletní agendy e-mailů okolo zpráv o setkání.